Suomen vanhin vaihto-oppilasjärjestö AFS valitsi EMUn taloushallinnon kumppanikseen

EMU auttoi AFS:ää laittamaan taloushallinnon prosessit kuntoon ja toi ammattimaisuutta, helppoutta ja tehokkuutta tekemiseen.

“Suomen vanhin, kaunein, suurin ja laadukkain vaihto-oppilasjärjestö.” Näin kuvaa AFS Intercultural Programs Finland ry:n toiminnanjohtaja Anja Kahri Suomessa vuodesta 1948 saakka toiminutta järjestöä. Maailmalla AFS on aloittanut toimintansa vielä tätäkin aiemmin, ensimmäisen maailmansodan syttymisen jälkeen vuonna 1914. Suomessa AFS:llä on 70 vuoden kokemus kansainvälisyyskasvatuksesta ja vaihto-oppilasohjelmista. Heidän kantavana ajatuksena koko toiminnassa on, että maailmassa on enemmän globaalisti ajattelevia, osaavia tulevaisuuden rakentajia.

Sanomattakin on selvää, että koronapandemialla on ollut merkittäviä vaikutuksia vaihto-oppilastoimintaan. Kysyntää olisi huomattavasti enemmän kuin AFS pystyy tarjoamaan, sillä rajat ovat olleet moniin maihin kiinni, eivätkä koulut ota vaihto-oppilaita vastaan. Vaihto-oppilastoiminta on vahvasti tiettyyn ikäluokkaan sidottua, ja Anja Kahri harmitteleekin miten suuri vääryys on, että nuoret joutuvat luopumaan haaveilemastaan vaihtovuodestaan pandemian takia. Korona on pakottanut myös AFS:n uudistumaan ehkä nopeammalla aikataululla kuin alun perin oli ajateltu, ja nyt kehitteillä on esimerkiksi erilaisia hybridivaihtoehtoja vaihto-opiskeluun.

EMUsta Anja Kahri oli kuullut jo edellisessä työpaikassaan toimiessaan erään startupin toimitusjohtajana. Kun hän siirtyi AFS:n toiminnanjohtajaksi ajankohtaiseksi tuli myös AFS:n taloushallinnon kehittäminen, ja siinä EMU astui mukaan kuvioihin. AFS:n antama tehtävä EMUlle yhteistyön alkumetreillä oli selkeä: “Auttakaa meitä laittamaan taloushallinto sellaiseen kuntoon, että me voimme keskittyä 100-prosenttisesti bisnekseemme.” Ja EMU teki työtä käskettyä.

Yhdessä Anjan ja AFS:llä interim CFO -tehtäviä hoitavan Juha Niemen kanssa EMUn palveluiden aloituksista vastaava Krista Vikström muokkasi EMUn muiden asiantuntijoiden avulla taloushallinnon prosessit palvelemaan AFS:n tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla. AFS:n taloushallinto koki myös sähköistymisen, kun teknologia valjastettiin taloushallinnon tueksi. Lisäksi AFS:n henkilökuntaa koulutettiin ja osallistettiin esim. ostolaskujen hyväksyntäkiertoihin mukaan. Vaihto-oppilasjärjestöllä on noin 150 isäntäperhettä, jotka tuottavat useita tuhansia kuitteja vuodessa. Aiemmin kuittien käsittely oli manuaalista, mutta nyt siirryttäessä käyttämään digitaalista kuittipalvelua, eTaskua, saatiin myös tuhannet kuitit suoraan digitaalisesti kirjanpitoon ja sitä kautta valtavasti helpotusta niin isäntäperheille kuin kirjanpitäjällekin.

Palveluiden käyttöönottoon EMUlla osallistui iso liuta eri alan asiantuntijoita, sillä mm. ALV-käsittely vaihto-oppilasjärjestöllä on täysin poikkeuksellinen. EMU koosti AFS:lle “Accounting Manualin” eli taloushallinnon käyttöohjeen koko henkilöstön käyttöön. Siinä on kuvattuna uudet toimintatavat, prosessit ja ohjeet jokapäiväistä taloushallinnon tekemistä helpottamaan. Kaiken kaikkiaan taloushallinto tuotiin EMUn myötä kaikkien nähtäville, jolloin myös arkipäiväinen tekeminen helpottui joka puolella organisaatiota.

EMU auttoi tuomaan ryhtiä koko AFS:n taloushallintoon ja vaikka se kuinka kliseiseltä kuulostaa, Anja Kahri kertoo elämänsä helpottuneen EMUn kanssa aloitetun yhteistyön myötä. Taloushallinnon prosessien kuntoon laittaminen toi ammattimaisuutta kaikkeen tekemiseen – helppoutta ja tehokkuutta taas saatiin teknologiaa hyödyntämällä. Kaiken kaikkiaan Anja Kahrin mielestä EMUn kanssa on todella miellyttävää tehdä töitä. Mukava oli huomata myös, että yhteistyö heidän jo käyttämän interim CFO:n Juhan ja EMUn talousasiantuntijoiden välillä sujui erinomaisesti.

“Mielenkiintoisinta tässä palveluiden käyttöönottoprojektissa on ollut prosessien kehittäminen yhdessä AFS:n kanssa. Heidän kanssaan työskentely on ollut välitöntä ja minkäänlaista muutosvastarintaa uusien ohjelmistojen tai toimintatapojen suhteen ei ole ollut – päinvastoin! Olemme olleet kaikki innoissamme miettimässä miten asioita voisi tehdä tehokkaammin ja fiksummin”, kertoo yhteistyöstä EMUn Krista Vikström ja jatkaa: “AFS:n kanssa on ollut helppoa tehdä töitä, tuntuu siltä kuin olisimme osa samaa yritystä!”

AFS:n näkövinkkelistä yhteistyö EMUn kanssa on sujunut hienosti, palveluiden käyttöönotto on näyttäytynyt Anjan suuntaan helppoutena. Hänellä on ollut aikaa muutostilanteessa keskittyä AFS:n markkinointiin ja tulevaisuuden suunnitteluun yhdessä hallituksen kanssa. EMU on ottanut vahvalla projektijohtamisen osaamisellaan homman hallintaan, ansainnut luotettavan partnerin roolin ja Anja on saanut nukkua yönsä levollisesti. EMU on hoitanut asiat kuten on sovittu, työnjako on ollut selkeä ja kaikki ovat pysyneet ajan tasalla säännöllisten palaverien ansiosta.

AFS:llä ja EMUlla on parhaillaan menossa honeymoon – kaikki sujuu hyvin ja nyt nautitaan siitä, että taloushallinnon osalta kaikki sujuu ja prosessit ovat kunnossa. “Menemme koko ajan sitä kohti, että ei tarvitse välttämättä olla niin kauheasti yhteydessä. Ja kun kirjanpitäjä voi vastata minulle hymiöillä, tietää siitä että kaikki on paremmin kuin hyvin!”, naurahtaa Anja. Tulevaisuudessa riittää toki vielä työnsarkaa ja seuraavat kehityskohteet – raportointi, budjetointi ja kassavirtaennusteet – ovat jo mietittynä.

“EMUlta saa peruspalvelun taloushallinnon osalta – siis sen minkä pitääkin. Mutta, sen lisäksi saat hyvän tekemisen meiningin, iloisuuden ja kepeyden! Näin tärkeässä asiassa on vaikeaa keksiä yhtään yritystä tai bisnestä, joka ei hyötyisi siitä, että taloushallintoa kehitetään koko ajan. EMUn yhtenä suurena plussapuolena on se, että asiakasyrityksillä on niin laaja-alainen palveluiden ja eri alan asiantuntijoiden skaala saatavillaan. EMUlla pysytään bisneksessä, asenne ja tekemisen meininki on toisia kunnioittava ja ratkaisukeskeinen”, summaa Anja Kahri EMUn parhaita puolia.

Vastausta siihen, miksi kannattaa valita EMU kumppaniksi taloushallintoon ei Anjan tarvitse kauaa miettiä: “Silloin kun sinulla on tarve uudistua sekä halu ja tahto kehittää taloushallintoasi, kannattaa valita EMU!”