Business Finland raportointi ja seuranta: Näin se pitää tehdä

EMU Growth Partners
Kirjoittanut
EMU Growth Partners

Onnittelut Business Finland -rahoituksen saamisesta! Kun projektisi on virallisesti käynnissä, ja on aika varmistaa, että sen seuranta ja raportointi hoituvat alusta asti oikein. Business Finland raportointi on keskeinen osa rahoitusprosessia, ja se edellyttää huolellista valmistautumista ja jatkuvaa seurantaa. Tässä blogissa kerromme, mitä pitää huomioida onnistuneen raportoinnin ja seurannan takaamiseksi.

bf rahoitusrapotointi

Business Finland -projektien seuranta- ja raportointi on oltava kunnossa heti alusta lähtien.  Hyvin tehty raportointi ei ainoastaan helpota rahoitusehtojen täyttämistä, vaan antaa myös selkeän kuvan projektin kustannusten jakautumisesta ja aikataulun toteutumisesta. (Ja samat säännöt koskevat sovellettuna myös muita rahoituksia, kuten Ely- tai EU-hankkeita.) 

Huolellinen raportointi tehdään ennen kaikkea yrityksesi itsensä takia, ei viralliselle taholle. Asianmukainen raportointi ei ole pelkästään viranomaisten vaatimus, vaan se antaa ennen kaikkea myös yrityksellesi paremman käsityksen projektin taloudellisesta tilanteesta ja etenemisestä.

  • Maksimoi rahoituksesta saatava hyöty: Oikein tehty raportointi varmistaa, että kaikki mahdolliset kustannukset kirjataan asianmukaisesti ja rahoitus pystynään näin optimoimaan oikein.
  • Hanke menee kerralla oikein:  Projektin kirjanpidon ja työajanseurannan tarkka toteutus takaa, ettei jälkikäteen tule ikäviä yllätyksiä.
  • Sinulla on parempi ymmärrys tekemisestä: Tiedät itse, mihin saadut rahoitukset käytetään ja pystyt seuraamaan niiden kohdentumisen oikeellisuutta sekä vaikutuksia.
  • Mahdollisuutesi jatkorahoitukseen paranevat: Mikäli projekti laajenee tai jatkuu, on rahoituksen hakeminen helpompaa ja sen saaminen todennäköisempää, kun toiminta on ollut asianmukaista.

Business Finland raportointi onnistuu tilitoimistomme EMUn avulla jouhevasti ja asiantuntevasti. Seuraavaksi kerromme, miten se kanssamme etenee.

Kerrataan vielä, miksi Business Finland raportointia pitää tehdä

Kun rahoitus on saatu, EMU:n rahoitusasiantuntijat pitävät kanssasi aloituspalaveri, jossa käydään läpi kaikki projektin rahoitusehdot ja -velvoitteet. Ei hätää, emme eksy jargoniaan, vaan lähestymme asioita kansankielisesti ja helpostilähestyttävästi.

Aloituspalaverilla varmistetaan, että kaikki osapuolet ovat tietoisia siitä, mitä projektin raportointi vaatii. Palaverissa käsitellään muun muassa seuraavat asiat:

  • Projektin tyypin selvittäminen, onko meneillään useampikin hanke?
  • Business Finland rahoituksen osuus projektin rahoituksesta (esimerkiksi 50 % tai 70 %)
  • Onko rahoitukselle asetettu erityisehtoja, kuten omarahoitusosuuksia?
  • Kuinka projektin kustannukset kirjataan ja raportoidaan?
  • Miten työajanseuranta hoidetaan?
  • Projektille kuuluvien kulujen, kuten ostopalveluiden, palkkojen, yleiskulujen ja muiden mahdollisten kulujen määrittely

Nämä tiedot auttavat suunnittelemaan raportoinnin ja projektin seurannan siten, että kaikki on selvää alusta alkaen.

Ensimmäiset askeleet: Projektin aloitus

Business Finland projektien seuranta vaatii säännöllistä kirjanpitoa ja kustannusten tarkkaa raportointia. Tämä tarkoittaa muun muassa seuraavaa:

  • Projektin kirjanpito: On tärkeää, että kaikki projektiin liittyvät kulut kirjataan selkeästi ja ne täyttävät Business Finlandin vaatimukset. Tämä sisältää sekä suorat kulut että mahdolliset yleiskulut, jotka kohdistetaan projektille.
  • Työajanseuranta: Jos henkilöstösi työskentelee projektin parissa, heidän työajanseurantansa tulee olla ajan tasalla. Tämä voidaan hoitaa erilaisilla järjestelmillä tai jopa Excelillä, mutta tärkeintä on, että työajanseuranta vastaa rahoituksen ehtoja.

Seuranta on tyypillisesti kuukausittaista, ja projektin kustannusten sekä työaikojen raportoiminen ajallaan helpottaa lopullisen raportoinnin tekemistä. Yhteistyö kirjanpitäjän ja talousosaston kanssa on tärkeää, jotta kaikki laskut ja työaikakirjaukset saadaan kohdistettua oikein.

Jatkuva seuranta ja kirjanpito

Jotta projekti pysyy hallinnassa, suosittelemme, että kuukausittainen toimintamalli otetaan käyttöön. Kuukausittain seurataan muun muassa seuraavia asioita:

  • Mitkä laskut kuuluvat projektiin ja miten ne kirjataan
  • Työajanseurantaraporttien toimittaminen ja palkkojen kohdistaminen projektille
  • Kustannusten vertailu budjettiin ja aikatauluun

Tämä auttaa varmistamaan, että projektin taloudellinen seuranta on jatkuvasti ajan tasalla ja mahdolliset poikkeamat huomataan ajoissa.

Kuukausittainen toimintamalli

Projektin väliraportointi on tärkeä virstanpylväs, sillä siinä tarkastellaan projektin etenemistä suhteessa alkuperäisiin tavoitteisiin. Väliraportti sisältää yleensä:

  • Projektin toteutuneet kustannukset
  • Projektin edistyminen suhteessa budjettiin ja aikatauluun
  • Mahdolliset lisäaikatarpeet tai muutostarpeet

Väliraportoinnin huolellinen valmistelu auttaa ennakoimaan mahdollisia haasteita loppuraportoinnissa ja varmistamaan, että rahoituksen edellytykset täyttyvät koko projektin ajan.

Väliraportointi

Kun projekti saadaan päätökseen, Business Finland vaatii loppuraportin, jossa esitetään kaikki projektin aikana kertyneet kulut ja saavutetut tulokset. Tämä on tärkeä vaihe, sillä loppuraportti määrittää sen, että projektin rahoitus on käytetty oikein ja että mahdolliset tarkastukset sujuvat ongelmitta.

Loppuraportissa on hyvä huomioida seuraavat seikat:

  • Kaikkien projektiin kuuluvien kustannusten tarkka kirjaaminen
  • Tilintarkastuksen mahdolliset vaatimukset ja korjaukset
  • Loppuraportin huolellinen tarkastus ennen sen lähettämistä Business Finlandille

Loppuraportointi

1. Aloita raportointi ajoissa: Älä odota projektin loppuun asti, vaan pidä kirjanpito ja työajanseuranta ajan tasalla koko projektin ajan.

2. Käytä selkeitä järjestelmiä: Työajanseuranta ja kirjanpito kannattaa järjestää niin, että tiedot ovat helposti saatavilla ja raportointia varten koottavissa.

3. Varmista dokumentointi: Säilytä kaikki projektiin liittyvät laskut, sopimukset ja työajanseurantaraportit huolellisesti, sillä ne saattavat olla tarpeen tarkastuksissa.

4. Tarkista rahoitusehdot säännöllisesti: Muista tarkistaa Business Finlandin rahoitusehdot säännöllisesti ja varmista, että noudatat niitä projektin jokaisessa vaiheessa.

Valitsit EMUn tai et, käytännön vinkkejä sujuvaan raportointiin

Business Finland raportointi voi tuntua aluksi haasteelliselta, mutta järjestelmällisellä lähestymistavalla ja hyvällä suunnittelulla se hoituu sujuvasti. Muista pitää kirjanpito ja työajanseuranta ajan tasalla, raportoi säännöllisesti ja varmista, että kaikki projektin kulut täyttävät rahoituksen ehdot. Näin varmistat, että projektisi etenee suunnitelmien mukaan ja rahoitus pysyy käytössä loppuun asti.

Mikäli tarvitset lisätietoa tai tarkempia ohjeita, me EMUlla autamme mielellämme ja voit jättää yhteydenottopyynnön meille.

Yhteenveto

Lue lisää artikkeleitamme

Kaupparekisterin ylläpito: Älä laiminlyö ilmoittamista! Vältä sanktiot
kaupparekisterin paivittaminen
Kaupparekisterin ylläpito: Älä laiminlyö ilmoittamista! Vältä sanktiot
Kaupparekisteriin ilmoittautuminen: Miksi ilmoittaudun ja miten?
Kaupparekisterin merkitys
Kaupparekisteriin ilmoittautuminen: Miksi ilmoittaudun ja miten?
Hallituksen työmarkkinauudistukset – miten ne vaikuttavat yrityksen arkeen?
tyomarkkinauudistukset
Hallituksen työmarkkinauudistukset – miten ne vaikuttavat yrityksen arkeen?
Business Finland raportointi ja seuranta: Näin se pitää tehdä
business finland raportointi
Business Finland raportointi ja seuranta: Näin se pitää tehdä