Ketterä budjetointi tuo läpinäkyvyyttä talouden nykytilaan ja tulevaisuuteen

Monet menestyvät yritykset laativat pitkän aikavälin budjetin, joka perustuu yrityksen strategiaan. Kerran vuodessa laadittava budjetti on kuitenkin auttamattomasti vanhentunut tapa johtaa liiketoimintaa, pahimmassa tapauksessa se on jopa järkevien liiketoimintapäätösten este. Kannustamme ja suosittelemme lämpimästi päivittämään budjetointiprosessit nykyaikaan tuomalla niihin ketteryyttä kuukausittain tehtävän rullaavan ennustamisen muodossa. Tämä helpottaa liiketoiminnan suunnittelua sekä nopeuttaa reagointia – erityisesti taloudellisesti epävarmoina aikoina.

Useat sen ovat kokeneet ja tietävät mitä harmaita hiuksia se tuo mukanaan, nimittäin jokasyksyinen koko yrityksen budjettijumppa! Kun tuon valtavan työn on saanut päätökseen, voidaan tyytyväisenä myhäillen jäädä odottelemaan mitä seuraava vuosi tuo tullessaan, ja kenties kvartaaleittain tarkastella kuljetaanko vielä budjetin mukaista tietä. Budjetti yrittää ratkaista kaikki kolme asiaa – tavoitteet, taloudelliset mittarit ja seurannan – kerralla ja ongelmana on tässä se, että kerran vuodessa laadittu fiksattu budjetti ei jätä tilaa muutoksille. Muutoksille, joita tässä maailmantilassa väistämättä on luvassa ensi vuodellekin. Kiveen hakattu budjetti ei huomioi esimerkiksi tilannetta, jossa tärkeä asiakkuus lähtee ja vie tietyn osuuden liikevaihdosta mennessään. Kulut yritykselle kuitenkin jäävät ennalleen, vaikka liikevaihto tippuu, ja tämänkaltaisissa tilanteissa olisi äärimmäisen tärkeää pystyä ketterästi kääntämään yrityksen kurssia oikeaan suuntaan ryhtymällä perusteltuihin, taloudellisiin mittareihin nojaaviin toimenpiteisiin.

Kuukausittain tehty rullaava ennustaminen tukee muutoksissa ja auttaa varautumaan tulevaan. Jatkuva, 12–15 kuukautta eteenpäin rullaava ennustaminen mahdollistaa muun muassa erilaisten skenaarioiden tekemisen ja näiden kautta johtamisen. Jos menetetty asiakkuus vie esimerkiksi 3 % liikevaihdosta, mitä vaikutuksia sillä on yrityksen muuhun tekemiseen? Tai jos työntekijä yhtäkkiä kesken vuoden lähtee, miltä se resursoinnin ja laskutustavoitteiden valossa näyttää? Kristallipalloa, jolla tulevaisuuteen voisi aukottomasti katsoa emme voi tarjota, mutta toisiksi paras vaihtoehto tulevaisuuden tutkailemiseen löytyy taloushallinnon työkalupakista – ja se on ehdottomasti ennustaminen.

Tämä on kysymys johon törmätään usein. Vaikka yrityksen tavoitteena ei olisi kasvu, budjetointia ja jatkuvaa seurantaa ei kannata silti missään nimessä jättää tekemättä. Tämän oivaltaa hyvin miettimällä asiaa esimerkiksi resursointinäkökulmasta. Mitä pienemmästä yrityksestä on kyse, sitä suurempi kustannus suhteellisesti on yhden henkilön rekrytointi. Ja mitä suurempi yritys, sitä tarkempaa on seurata, ettei henkilöstömäärän suhde liikevaihtoon kasva liian suureksi. Tärkeää on myös pitää silmällä miltä kannattavuus näyttää ja täytyykö sen eteen tehdä toimenpiteitä. Tämä kaikki on helpoin ja näppärin tehdä ennustamisen kautta. Ennustaminen onkin hyvän taloudellisen suunnittelun ja tasapainon väline, vaikkei yrityksen päätavoite olisikaan kasvu.

Yritys voi pärjätä toki myös budjetoimatta. Siinä tapauksessa kannattaa kuitenkin varmistaa, että koko liiketoiminta on rakennettu tätä tukemaan ja yrityksellä on olemassa edes jonkinlaista triggeriseurantaa. Esimerkkinä triggeristä voisi olla, että jos henkilöstökulut nousevat tiettyyn prosenttiosuuteen koko yrityksen liikevaihdosta, käynnistää se tiettyjä toimenpiteitä. Tällä mallilla voi hyvinkin pärjätä, mutta se lienee entistä hankalampaa alati muuttuvassa maailmassamme. Uskallamme väittää, että eritoten jonkinasteisessa kasvussa olevalle yli 5 henkilön organisaatiolle rullaava ennustaminen on elinehto.

Autamme mielellämme yritystäsi koko ennustamisprosessissa aina tavoitteiden asettamisesta lähtien. Määrittelemme yhdessä tavoitteet ja muokkaamme sitä kautta budjettia vieden sen saman tien rullaavaksi ennusteeksi. Ja jotta johdon tavoitteet pysyvät jatkuvan seurannan alla, tuotamme sinulle myös raportointipaketin tätä tukemaan. Kuukausittaiseen raportointipakettiin sisältyy tilannekatsaus, jossa käymme yhdessä läpi miltä talouden luvut ja ennusteet näyttävät sekä mitä toimenpiteitä suosittelemme näiden valossa.

Meille voi toki myös ulkoistaa koko ennustamisen jatkuvana palveluna. Tällöin päivitysvastuu sekä ylläpito työkaluista ja raporteista on meillä. Voimme auttaa mm. yrityksen tunnuslukujen avulla johtamisessa, taloushallinnon prosessien kehittämisessä sekä tilanteen ja tarpeen mukaan niin ulkoisessa kuin sisäisessä laskennassa.