Urheiluseuran kirjanpito: Näin järjestät sen oikein

Urheiluseurojen intohimoiset harrastajat haluaisivat keskittää aikansa lajiin. Kun joku osoittautuu uskolliseksi kentällä laidalla, halutaan heidät usein valtuuttaa vaikkapa juuri hallitustyöskentelyyn. Vastuunkantaja luulee sitoutuvansa lajin edistämiseen, mutta huomaakin äkkiä, että aika kuluu erilaisten byrokratian papereiden kanssa. Mihin tulikaan lupauduttua?

Vastuunkantajille riittämätön perehdytys ja osaamattomuus voivat aiheuttaa ahdistusta ja unettomia öitä, mikä ei ole urheiluseuran tai vapaaehtoistoiminnan tarkoitus. Asiat opitaan pikkuhiljaa yrityksen ja erehdyksen kautta. Yllättäviltä tilanteilta ei vältytä, kun prosesseilla ei ole minkäänlaista jatkuvuutta. Jokaisen on vuorollaan keksittävä ja hyvää hyvyyttään mietittävä, miten asiat tänä vuonna hoidettaisiin, kun perehdytys edeltäjältä on ollut puutteellinen. Pahimmillaan pettymys voi viedä innon vapaaehtoistyöstä ja lajista. A-P-U-A!

Aika suoraan ja karusti sanottu, mutta myös valitettavan totta. Lyhyesti voidaan todeta, että urheiluseurat tarvitsevat apua ja jatkuvuutta hallinnollisen kokonaisuuden vyörytykseen.

Urheiluseuran kirjanpito pitäisi ottaa tarkasteluun laajemmalla näkökulmalla ja puhua niin kutsutusta urheiluseuran hyvästä hallintotavasta. Hyvällä hallintotavalla tarkoitetaan eri hallinnollisista osa-alueista koostuvaa kokonaisuutta, jolla johdetaan ja valvotaan seuran toimintaa. Hallinnollisia osa-alueita ovat:

• kirjanpito, tilinpäätös ja talousjohtaminen

Urheiluseuroissa kerätään ja käytetään varoja lajin harrastamisen puitteissa. Kirjanpidon tehtävänä on pitää urheiluseuran tulot, menot, varallisuus ja velat erillään seuran varallisuusaseman selvittämiseksi. Kirjanpidon avulla voidaan varmistaa, että taloudellisia väärinkäytöksiä ei tapahdu.

Kun kirjanpidossa urheiluseuran taloudellista toimintaa seurataan yksittäisen tapahtuman tarkkuudella, kattaa tilinpäätös urheiluseuran koko tilikauden tuloksen ja varallisuustilanteen. Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman, taseen, liitetiedot sekä kirjanpito- ja aineistoluettelon. Suomen Laki vaatii sekä kirjanpidon että tilinpäätöksen toteuttamista urheiluseuroissa.

Talousjohtamisen avulla urheiluseurat voivat ymmärtää syvällisemmin taloudellista tilannettaan, sitä, mitä kirjanpito ja tilinpäätös kertovat toiminnan tilanteesta. Tärkeä olisi myös osata talouslukujen avulla ennustaa tulevaa. Talousjohtamisen avulla voidaan testata esimerkiksi erilaisia varojen käyttämisen tai keräämisen skenaarioita, jolloin urheiluseuran tulevaisuus on turvatumpaa ja hallitunpaa. Talousjohtamisen piiriin kuuluvat myös budjetointi ja rahavarojen riittävyyden tarkastelu.

• palkanlaskenta, työlainsäädäntö ja vapaaehtoistoimintaa säätelevät lait

Urheiluseuroissa toimii usein palkattuja valmentajia, jolloin seuralta vaaditaan
lainsäädännön täyttämistä myös työnantajan roolissa. Työajanseuranta, työsopimukset, riittävä vakuutusturva, työlupa-asiat ja ylipäätään työlainsäädäntö nostavat tällöin päätään.

Harva seura toimii myöskään ilman vapaaehtoistoimintaa. Vapaaehtoistoiminnan osalta asiat on hoidettava lakipykälien mukaan. Esimerkiksi maksetut matka- ja kulukorvaukset on huolehdittava verotuksellisesti oikein ja asetettujen rajojen puitteissa. Lisäksi on tunnistettava, milloin vapaaehtoistoiminta rupeaa täyttämään työsuhteen tunnusmerkit vapaaehtoistoiminnan sijaan. Tällöin on osattava toimia oikein sekä henkilön että seuran kannalta.

• yhdistyslait ja hallitustyöskentely

Yhdistyslait, PRH-ilmoitukset, sääntöuudistukset, yhdistyskokoukset, tilinpäätösten
käsittelypakote, tilintarkastus, tulo- ja menoarviot, hallitustyöskentely ja roolitukset puheenjohtajasta sihteeriin… Urheiluseurojen hyvään hallintotapaan kuuluvat monet säätelyt. Näistä on tärkeä olla tietoinen, sillä mikäli seuran hallitus ei ole hoitanut velvoitteita ajallaan, ovat hallituksen jäsenet henkilökohtaisella taloudellaan vastuussa virhetoiminnoista tai väärinkäytöksistä.

Paljon on myös urheiluseuroja, joiden sisällä yhdistyksellä on elinkeinotoiminnan haara. Tällöin on pohdittava järkevimmät yhtiömuoto- ja veromenettelyt, jotta urheiluseura ei menetä yleishyödyllisyystitteliään ja joudu oikeuskäsittelyiden kautta hakemaan sitä itselleen takaisin.

• tukihakemukset

Tukihakemukset eivät varsinaisesti ole osa hyvän hallintotavan kokonaisuutta, sillä rahoitusta tai muunlaista tukea ei ole kenenkään pakko hakea. Ne on kuitenkin syytä nostaa osaksi hallinnollista kokonaisuutta, jotta ne muistettaisiin huomioida osana kokonaisuuden suunnittelua ja urheiluseuran kehittämistä. Tukien kautta urheiluseurat voivat viedä toimintaansa suuntaan, joka ilman ulkopuolelta tulevaa apua ei olisi mahdollista. Tukiin liittyvät omat hakuprosessinsa ja usein ne vaativat tarkempaa tietoa esimerkiksi toiminta- ja hankesuunnitelmista ja virallisista tasekirjoista.

Turvallisin ja jatkuvuuden takaava ratkaisu urheiluseuroille on ulkoistettu kumppani, joka hallitsee hyvän hallintotavan paletin. Käytännössä kumppaniksi kannattaa valita tilitoimisto, jolla on kokemusta ja osaamista urheiluseurojen toiminnasta. Tilitoimisto toimii selkärankana hallinnolliselle tekemiselle.

Paitsi että tilitoimisto hoitaa kaiken lakisääteisen ja muistuttelee tarvittavista asioista, tilitoimiston puoleen voi kääntyä kysymysten kanssa: “Millä aikavälillä jäsenmaksut laskutetaan, onko kaikki jäsenet laskutettu, onko maksut maksettu ja mihin varat riittävät?”. Hallinnon ison kokonaiskuvan lisäksi urheiluseuroilla on tarve jakaa varoja myös erilaisiin osiin. Esimerkiksi jokaisella joukkueella ja osastolla on yleensä omat budjettinsa. Arjessa on monia tilanteita, joissa pohditaan, paljonko varaa on pelireissuille, mitä tehdään kuiteille ja kuinka kilometrikorvaukset maksetaan oikein ja ajallaan. Seuran vastuunkantajat saavat hengähtää ja keskittyä itse lajiin, kun tilitoimiston ammattilaisten näkemys korvaa epävarmuuden tunteet.

Me EMUssa ymmärrämme urheiluseurojen päivittäistä elämää. EMUsta saat kumppanin, jolle hallinnolliset asiat eivät ole uusia, vaan tuttua juttua. Samalla, kun hoidamme lakisääteiset asiat kuntoon, kehitämme prosessit mahdollisimman yksinkertaisiksi ja helpoiksi urheiluseuroille. Koulutamme tarvittaessa myös seuraa tiedon lisäämiseksi.

EMUlla on kokemusta pienistä yhdistyksistä Suomen suurimpiin. Osaamisemme ulottuu paikallisyhdistystasosta liittotason kansainväliseen toimintaan. Hallitsemme myös laajasti urheiluseurojen ERP-järjestelmät, kuten myClubin ja Jopoxin. Eikä siinä vielä kaikki! Myös monet emulaiset löytää vapaa-ajan puitteissa niin valmentajan, joukkuejohtajan, rahastonhoitajan, hallituksen jäsenen ja puheenjohtajan rooleista.

Keskity seuran ydintoimintaan, valmennuksen kehittämiseen ja jäsenhankintaan. Tee näitä asioita mieluummin kuin iltakaudet hallintoa.Tarjoamme järjestystä ja mielenrauhaa seuran hallintoon. Olemme kumppani kaikissa käänteissä.