Lukuaika 3 min Julkaistu 04.09.2019

Tekoäly tilitoimistomaailmassa

Kirjoittanut

EMU Growth Partners

Reilu vuosi sitten emulaiset saivat uuden työkaverin, Jackin. Jack on aina valmis hommiin, ei valita eikä väsy ja on tarkka, mutta ei kovin välkky. Jackiltä ei voi kysellä kovin monimutkaisia asioita ja yksinkertaisiakin sille pitää opettaa aika perusteellisesti. Siksi Jackille annetaan melko simppeleitä hommia. Se esimerkiksi varmistaa, että kuukausiraportoinnit on hoidettu aikataulussa ja että viranomaisraportointi on hoidettu oikein sen yhden ulkomaanmyynnin kohdalla, joka meinaa jäädä tuhannen kotimaisen myyntilaskun taakse piiloon. Jack on koko henkilöstön apuri, joka auttaa meitä suoriutumaan entistä paremmin omista hommistamme

Jackin koko nimi on Jackbot ja se on robotti. Jackbot on opettanut meille aika lailla siitä, miten ohjelmistorobotti voi meitä auttaa ja mitä tehtäviä on vielä syytä jättää ihmisten hoidettavaksi. Tällä hetkellä Jack avustaa asiakastyötä tekeviä muistuttamalla aikatauluista, tekemällä erilaisia tarkistuksia ja raportoimalla havaituista poikkeamista. Esimiehet taas saavat kattavan kokonaiskuvan asiakaskunnan taloushallintopalvelun tilanteesta. Myöhemmin kun Jackin osaaminen kehittyy, sille voidaan antaa haastavampia tehtäviä, kuten asiakkaiden liiketoiminnassa tapahtuvien muutoksien tunnistamista ja asiakaskohtaisten kehitysehdotusten tarjoamista. Ja kyllä, on mahdollista että jonakin päivänä robotti hoitaa jopa neljä viidesosaa kirjanpitäjien nykyhommista.

Tämä tulevaisuus on melko helppo nähdä ja suunnitella liiketoimintaa tältä pohjalta. Silti haluaisin yleensä laittaa kuulosuojaimet korviin, kun joku puuskuttaa tekoälyn tulemisesta ja alan vääjäämättömästä muutoksesta. Kohinan ja signaalin suhde on sietämätön.

Se mitä kaikki innokkaat AI-uutisten seuraajat ja kiihkeät nuoret insinöörit tietomalleineen eivät ymmärrä on, että taloushallinnon palvelut eivät ole vain numeroiden pyörittelyä vaan ennen kaikkea ihmisten asioiden selvittelyä. Mitä pidemmälle ihmisten toimintatavat voidaan standardoida sitä otollisempaa data on tekoälyn hoitaa. Mutta jos asiat on järjestetty linjakkaasti, ei kirjanpitäjänkään aika kulu rutiinihommissa, vaan erilaisten poikkeustilanteiden selvittelyssä. Ja mitä nuorempi yritys on ja mitä nopeammin se kasvaa sitä enemmän näitä poikkeustilainteita on. Itse asiassa monen kasvuyrityksen elämä ja samalla taloushallintopalvelut ovat jatkuvaa poikkeustilaa. Sitten on paljon yrityksiä, joilla ei ole minkäänlaisia valmiuksia siirtyä tekoälyn hyödyntämiseen, koska sen edellyttämää sähköistä kirjanpitoa ei vielä ole otettu käyttöön. Suomen kaikista yrityksistä vasta 30–40% on siirtynyt sähköiseen kirjanpitoon, muut sinnittelevät paperipinojensa kanssa. Eli AI voi olla hyvä apuri, mutta on turhaa kuvitella ja turhauttavaa kuunnella, että tilitoimistojen hommat voitaisiin kovinkaan pian jättää tekoälyn huoleksi.

Niin paljon kuin toppuuttelenkin uskomasta ketään, joka sanoo, että taloushallinnon voi kohta jättää koneille, valmistan omaa organisaatiotamme ja asiakkaitamme tulevaisuuteen, jossa tekoäly selvästi muuttaa maisemaa. Uskon, että aivan pienille yrityksille on viiden vuoden sisällä tarjolla täysin automaattinen kirjanpito. Se on heille hyvä juttu, mutta se ei ole EMUn business.

Ei pelkkää numeroiden pyörittelyä

Tilitoimisto on yrityksen luottokumppani, jolle syntyy syvä ymmärrys sen prosesseista ja tilanteesta. Samalla tilitoimistolle on kertynyt kyky nähdä ja ennustaa toistuvia kehityskulkuja. Kun on seurannut tarpeeksi monen yrityksen kompastelua ja irtiottoja kasvupolulla, voi ennalta nähtävistä tilanteista liputtaa ajoissa ja suositella uusia prosesseja, tietojärjestelmiä tai rahoitusrakenteita. Eikä näitä tarvitse vain ottaa puheeksi, vaan itse asiassa tässä on nykyaikaisen tilitoimiston tärkein työsarka.

Otetaan esimerkiksi HR ja kaikki mikä siihen liittyy. Palkkojen laskenta, maksatus, kirjaukset ja niihin liittyvät ilmoitukset ovat jo nyt tyypillisesti tilitoimistoasioita. Mutta miksi ei lain ja työehtosopimusten seuraamista ja seuraavassa vaiheessa sairauspoissaolojen ja työtyytyväisyyden seurantaa voisi siirtää tilitoimiston hoidettavaksi? Koko HR-pyramidin pohjan voi helposti siirtää tilitoimistolle ja keskittyä itse huippuun: osaamisen ja strategian väliseen vuoropuheluun. Ja tähänkin osaava tilitoimisto voi tarjota vankkaa tukea.

Yrityksen luottokumppani

Alueet, joille tilitoimiston on luontevaa laajentua, ovat samalla niitä kiinteitä kuluja, joihin yrityksillä on painetta hakea dynaamisia ja joustavia rakenteita. Tekoälyvallankumous ei tilitoimistoalalla tarkoita suinkaan sitä, että robotit alkavat hoitaa kaikki hommat. Se tarkoittaa, että ne hoitavat tarkkuutta vaativat rutiinihommat, aivan kuten muillakin teollisuudenaloilla. Samalla tilitoimiston ja sen asiakkaan välinen kosketuspiste siirtyy toteuttavasta työstä yhtä enemmän asiantuntijatyöhön. Vaikkapa liikejuridiikkaa, HR:ää sekä järjestelmien ja prosessien kehittämistä ei pitäisi nähdä muusta toiminnasta erikseen koteloituina asioina, vaan yrityksen taloudellisten perusmekanismien päälle rakentuvina mahdollisuuksina.

Tässäkin yhteydessä tekoälyllä tulee toki olemaan merkittävä rooli asiatuntijoiden tukena. Robottiavusteisesti voidaan vaikkapa syventää taloudellisia analyyseja, parantaa sopimusten laatua ja pitää yritys jatkuvassa due diligence -valmiudessa. Tilitoimistoympäristössä pätee sama kuin kaikessa muussakin, mihin tekoälyä sovelletaan. On joukko hommia, joissa kone pärjää ihmistä paremmin, mutta melkein kaikissa hommissa ylivoima syntyy ihmisen ja koneen saumattomasta yhteistyöstä.