Työajanseuranta­­­järjestelmän merkitys yrityksen palkkaprosessiin

Työajanseurannan järjestäminen onnistuu monella eri tapaa riippuen organisaation tarpeista ja käytössä olevista resursseista. Tärkeää on, että työajanseuranta tukee tehokasta ja joustavaa työskentelyä. 

Pienissä yrityksissä saatetaan käyttää työajanseurantaan yksinkertaisia taulukkolaskelmaohjelmia. Tämä kuitenkin vaatii enemmän aikaa ja vaivannäköä tietojen käsittelyyn ja analysointiin. Siksi suositeltavaa on hyödyntää digitaalisia työajanseurannan ratkaisuja esimerkiksi Excel-taulukoiden sijaan.

Tässä on viiden kohdan lista, mistä voi lähteä liikkeelle, kun oikean työajanseurantaohjelman löytäminen on ajankohtaista. 

• Digitaalinen työajanseuranta: Työsuoritukset kirjataan sovelluksen, verkkopalvelun tai kirjautumislaitteen kautta. Digitaalisen työajanseurannan hyötyjä ovat mm. 
  • Tunnit ovat aina ajantasalla, jolloin työntekijä ja esihenkilö ovat kartalla töiden etenemisestä. 
  • Tunnit on helppo tarkistaa jälkikäteen, eikä ongelmia enää ilmaannu puuttuvien tai myöhässä olevien lomakkeiden takia. 
  • Työtuntien seuranta nopeutuu, kun niitä ei tarvitse kirjata mihinkään manuaalisesti. 
  • Dataa on helppo hyödyntää mm. raportointiin, palkanmaksuun sekä asiakaslaskutukseen.
  • Tietoturvaa ja oikeuksia on helppo ylläpitää.
    
    
• Integrointi/siirtotiedostot muihin järjestelmiin: Jos on mahdollista, niin työajanseuranta kannattaa integroida muihin yrityksen järjestelmiin, kuten palkanlaskentaan tai projektinhallintaan. Jos integraatio ei ole mahdollista, niin kannattaa hyödyntää siirtotiedostoja eri järjestelmien välillä. Tämä helpottaa tiedonsiirtoa ja varmistaa tietojen oikeellisuuden.
  
  
• Lue lisää eri integraatio mahdollisuuksista järjestelmä kumppaneidemme sivuilta ja hyödynnä näitä palkanlaskenta - ja hr-prosesseissa. 
  Procountor
  Netvisor
  Fennoa
  Mepco
  
  
• Selkeät käytännöt ja ohjeistukset: Työntekijöille on tärkeää tarjota selkeät ohjeet ja käytännöt työajanseurantaan liittyen. Tämä voi sisältää ohjeita siitä, että miten ja milloin työtunnit kirjataan, sekä mitä tietoja tarvitaan ja miten niitä hyödynnetään.
  
  
• Koulutus ja tuki: Varmista, että työntekijät saavat riittävän koulutuksen työajanseuranta ohjelmiston  käyttöön. On tärkeää, että työntekijät kirjaavat varsinkin laskutettavat työt oikein ja ajallaan.
  
  
• Palaute ja kehittäminen: Työn tekeminen muuttaa jatkuvasti muotoaan, joten työajanseurannan osalta on tärkeää kerätä säännöllisesti palautetta työntekijöiltä ja kehittää prosesseja tarvittaessa. Avoin palautekulttuuri auttaa löytämään kehityskohteita ja parantamaan seurannan tehokkuutta. Sujuvilla prosesseilla on suuri merkitys myös työtyytyväisyyteen ja oman työn hallintaan.