Ota yhteyttä
Ota yhteyttä
Ota yhteyttä

Lukuaika 2 min Julkaistu 07.11.2025

HR- tai työajanseuranta­­järjestelmän käyttöönotto – järkevä askel kohti tehokkaampaa arkea

Maria Koskenmaa
Kirjoittanut
Maria Koskenmaa

maria.koskenmaa@emu.fi

HR- ja työajanseurantajärjestelmät kulkevat käsi kädessä: henkilöstötiedot, poissaolot ja työajat muodostavat pohjan paitsi sujuvalle HR-työlle myös tarkalle ja virheettömälle palkanlaskennalle. Kun nämä järjestelmät toimivat yhdessä, manuaalisen työn määrä vähenee ja organisaatio voi keskittyä strategisesti tärkeisiin tehtäviin.

Monessa organisaatiossa HR:n ja työajanseurannan ratkaisut ovat syntyneet vuosien varrella kerroksittain. Mukaan on tarttunut väliaikaisia työkaluja, manuaalisia Excel-taulukoita ja eri järjestelmien yhdistelmiä, jotka eivät aina keskustele keskenään. Lopputuloksena on usein raskas arki: tietoa siirretään käsin järjestelmien välillä, virheitä syntyy ja aikaa kuluu hukkaan. Kun järjestelmä ei enää tue yrityksen kasvua tai toimintatapoja, on vaihdon paikka. Mutta miten vaihtaa fiksusti?

hr jarjestelma

Liian usein järjestelmävalinta tehdään pelkästään hienojen myyntipuheiden ja ohjelmistojen lukuisten eri ominaisuuksien perusteella. Todellisuudessa kannattaa edetä toisin päin: tunnistaa ensin yrityksen tarpeet ja prosessit, ja vasta sitten etsiä niihin parhaiten sopiva ratkaisu.

Hyvä lähtökohta on kysyä:

  • Mitä oikeasti haluamme tehostaa?
  • Missä tieto liikkuu väärää reittiä?
  • Missä menetämme eniten aikaa ja rahaa?

Kun tarve on kirkas, oikea järjestelmä löytyy helpommin ja investointi tuottaa paremman hyödyn.

Tarve edellä, ei järjestelmä edellä

Eräällä asiakkaallamme henkilöstömäärä kasvoi lyhyessä ajassa 30 henkilöstä yli 50:een. Samalla kasvoivat myös HR:n haasteet:

  • Työsopimukset ja muut henkilöstöasiakirjat tallentuivat useisiin eri paikkoihin.
  • Lomahakemuksia tuli sähköpostilla ja Teams-viesteillä, josta ne kirjattiin manuaalisesti exceliin.
  • Esihenkilöt tekivät paljon manuaalista työtä mm. tuntipalkkalaisten työaikatietojen tarkistamisessa.
  • Palkanlaskenta kuormittui, kun tietoja siirrettiin monesta eri excelistä ja muista kanavista palkkalaskelmille.

Kun työntekijöitä on jo yli 50, HR-prosessien on pakko olla järjestelmällisiä, sillä manuaalinen tekeminen enää skaalaudu yrityksen kasvun mukana. Tämä vie aina asiakkaan työaikaa pois jostain muusta. 

Ratkaisuna käyttöön otettiin HR-järjestelmä, joka:

  • yhdisti kaikki henkilöstötiedot yhteen paikkaan,
  • mahdollisti lomien ja poissaolojen sujuvan sähköisen käsittelyn,
  • tarjosi työntekijöille selkeän oman näkymän työaikoihin ja tietoihin,
  • vähensi palkanlaskennan manuaalista työtä ja virheiden mahdollisuuksia,
  • antoi johdolle paremman näkyvyyden henkilöstön tilaan ja kustannuksiin ja
  • oli kustannustehokkaampi ratkaisu manuaaliseen työhön verrattuna.

Mitä tästä seurasi?

Aikaa säästyi viikoittain useita tunteja asiakkaalla ja sekä palkanlaskijalla, HR:n työkuorma tasaantui ja koko organisaation luottamus dataan parani. Sen myötä myös kasvu jatkuu vakaammalla perustalla.

Case: kasvun mukana tulevat uudet tarpeet

Järjestelmän vaihtaminen ei ole pieni projekti, joten se kannattaa toteuttaa vaiheittain ja hallitusti, joka alkaa selkeiden tavoitteiden ja aikataulujen määrittämisellä. Projektin alussa on myös tärkeää määrittää roolit, kuka vastaa mistäkin projektin vaiheesta sekä tulee toimimaan järjestelmän pääkäyttäjänä. Hyvä viestintä läpi projektin on myös avainasemassa. Kun työntekijät, esihenkilöt ja johto ymmärtävät hyödyt, muutos otetaan vastaan huomattavasti paremmin. Kun järjestelmä on saatu pilotoitua onnistuneesti, on aika aloittaa työntekijöiden järjestelmällinen koulutus, niin että koko organisaatio osaa käyttää järjestelmää yhteneväisesti ja järjestelmän tuottama data on luotettavaa.

Järjestelmänvaihdon suurimpia hyötyjä ovat:

  • Vähemmän virheitä
  • Ajantasainen tieto
  • Automatisoidut prosessit
  • Parempi henkilöstön kokemus ja esihenkilötyön tuki

Käytännössä tämä tarkoittaa: vähemmän näppäilyä, enemmän arvokasta työtä.

Pois manuaalisuudesta – kohti automaatiota ja luotettavaa dataa

EMUlla olemme auttaneet lukuisia organisaatioita valitsemaan ja jalkauttamaan HR- ja työajanseurantajärjestelmiä. Tuomme projektiin:

  • Tarvekartoituksen
  • Järjestelmien vertailun ja valinnan tuen
  • Käyttöönoton suunnittelun ja läpiviennin
  • Käyttäjäkoulutuksen suunnittelun ja toteutuksen yhdessä HR- ja työajaseurantajärjestelmä toimittajan kanssa

Voimme olla rinnallasi koko matkan tai vain avainkohdissa, joissa apua eniten tarvitaan. Tärkeintä on tehdä valinta fiksusti: tarve ohjaa, tekniikka seuraa. Haluatko keskustella, miltä teillä voisi näyttää tehokkaampi HR- ja työajanseurantaympäristö? Ota yhteyttä – sparraamme mielellämme!

Jätä yhteydenottopyyntö Tutustu palkanlaskentapalveluumme Tutustu HR-palveluihimme

EMU auttaa – asiantuntemuksella ja kokemuksella
#blogit #palkanlaskenta #järjestelmät #HR

Lue lisää artikkeleitamme

HR- tai työajanseuranta­­järjestelmän käyttöönotto – järkevä askel kohti tehokkaampaa arkea
sujuva hr ja palkat
blogit
HR- tai työajanseuranta­­järjestelmän käyttöönotto – järkevä askel kohti tehokkaampaa arkea
Tee 6 kysymyksen testi: Onko yrityksesi palkkahallinto kunnossa?
Palkanlaskennan ulkoistaminen
blogit
Tee 6 kysymyksen testi: Onko yrityksesi palkkahallinto kunnossa?
Palkka-avoimuus­direktiivin tilanne tällä hetkellä Suomessa
palkka-avoimuus 2025
blogit
Palkka-avoimuus­direktiivin tilanne tällä hetkellä Suomessa
Millä eri tavoilla yrityksen HR voidaan järjestää?
yrityksen henkilostohallinto
blogit
Millä eri tavoilla yrityksen HR voidaan järjestää?
Ota yhteyttä