Lukuaika 3 min Julkaistu 31.10.2024

Kaupparekisterin ylläpito: Älä laiminlyö ilmoittamista! Vältä sanktiot

Kirjoittanut

EMU Growth Partners

Yrityksen kannalta kaupparekisterin tietojen ajan tasalla pitäminen ei ole vain lakisääteinen velvollisuus, vaan sillä on käytännön vaikutuksia monilla liiketoiminnan osa-alueilla. Tämä on erityisen tärkeää yrityksen maineen, luotettavuuden sekä sujuvan liiketoiminnan kannalta. 2025 vuodesta alkaen ilmoituksien laiminlyönnistä koituu myös sanktioita maksettavaksi yritykselle.

Kaupparekisteristä löytyvät kaikkiin yritysmuotoihin liittyvät perustiedot, kuten yrityksen nimi, y-tunnus, toimiala, kotipaikka, yrityksen perustamisajankohta ja yhtiömuoto.

Kaupparekisteriin tulee yritysmuodosta riippuen ilmoittaa myös joitain erityisiä tietoja:

Osakeyhtiö: Osakeyhtiöiden on rekisteröitävä kaupparekisteriin tiedot hallituksen jäsenistä, toimitusjohtajasta, tilintarkastajasta sekä mahdollisesta hallintoneuvostosta ja osakepääoman määrästä. Lisäksi rekisteriin on ilmoitettava tilinpäätötietoja 8 kuukauden sisään tilinpäätöksen valmistumisesta vuosittain. Näiden tietojen kautta määritellään yrityksen johtamisvastuut sekä oikeudelliset valtuudet.
Avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö: Näiden yhtiömuotojen osalta kaupparekisteriin tulee merkitä vastuunalaiset yhtiömiehet, koska heillä on oikeus yhtiön edustamiseen ja vastuu sen sitoumuksista. Kommandiittiyhtiössä ilmoitetaan myös äänettömät yhtiömiehet.
Toiminimi (yksityinen elinkeinonharjoittaja): Toiminimellä toimivan yrityksen rekisteröinnissä ilmoitetaan yrittäjän nimi ja henkilötunnus, koska toiminta ja vastuut ovat suoraan yhteydessä yrittäjään henkilökohtaisesti.

Mitä tietoja kaupparekisterissä olikaan?

Uusi kaupparekisterilaki astui voimaan 1.6.2023. PRH:n sivuilta pystyy seuraamaan lain soveltamisen etenemistä.

1.1.2025 alkaen uuden kaupparekisterilain mukaan osakeyhtiöille koituu tilinpäätöstietojen laiminlyönnistä myöhästymismaksu, mikäli tietoja ei ole ilmoitettu määrätyn 8 kuukauden aikana tilinpäätöksen valmistumisesta.

Maksu riippuu myöhästymisen kestosta. Maksut menevät seuraavasti:

150 euroa, jos tilinpäätös on ilmoitettu enintään 2 kuukautta myöhässä
300 euroa, jos tilinpäätös on ilmoitettu 2-4 kuukautta myöhässä
600 euroa, jos tilinpäätös on ilmoitettu yli 4 kuukautta myöhässä tai tilinpäätöstä ei ole ilmoitettu.

Maksu tulee kaksinkertaisena, mikäli:

tilinpäätöstä ei ilmoiteta kahdelta tai useammalta peräkkäiseltä tilikaudelta
yritysmuoto on julkinen osakeyhtiö ja eurooppayhtiöPRH voi määrätä yrityksille maksun, jos ne eivät kehotuksista huolimatta korjaa kaupparekisteritiedoissaan olevia virheitä tai puutteita.

PRH voi määrät myös muita laiminlyöntimaksuja. Laiminlyönnin perusteella määrättävä maksu voi tulla kyseeseen, jos esimerkiksi:

yrityksen osoitetieto puuttuu
hallitus puuttuu
edunsaajatietoja ei ole ilmoitettu
rekisteritiedoissa on virheitä, kuten lainvastainen hallitus tai auktorisoimaton tilintarkastaja
vastuuhenkilö tai tilintarkastaja on liiketoimintakiellossa.

Laiminlyöntimaksu on 300 euroa, mutta julkisille osakeyhtiöille ja eurooppayhtiöille se on 600 euroa. Maksu tuplataan, jos yritys ei kehotuksista huolimatta korjaa puutteita ajoissa.

Lakimuutos: uusi kaupparekisterilaki

Sanktiomaksujen välttäminen ei tokikaan ole ainut syy ylläpitää kaupparekisteritietoja. Niillä on laajempi vaikutus yrityksen toimintaan.

1. Liiketoiminnan sujuvuus ja riskien hallinta:
Ajantasaiset tiedot kaupparekisterissä auttavat välttämään viivästyksiä ja epäselvyyksiä, jotka voivat syntyä, jos esimerkiksi yrityksen vastuuhenkilöitä tai edustajia koskevat tiedot ovat vanhentuneita. Esimerkiksi sopimusten ja pankkiasioiden hoitaminen voi hankaloitua, jos yrityksen virallisena edustajana kaupparekisterissä on vanhentunut henkilö.

2. Luottamuksen ja maineen säilyttäminen:
Asiakkaat, yhteistyökumppanit ja sijoittajat voivat helposti tarkastella yrityksen tietoja kaupparekisteristä. Vanhentuneet tai puutteelliset tiedot voivat herättää epäluottamusta ja antaa vaikutelman, että yritys ei ole huolellinen hallinnossaan. Tämä voi heikentää yrityksen mainetta ja estää yhteistyömahdollisuuksia tai rahoitusneuvotteluja.

3. Oikeus- ja vastuuasiat:
Yrityksen vastuu ja oikeudet ovat sidoksissa sen virallisesti ilmoitettuihin tietoihin. Esimerkiksi hallituksen jäsenillä ja vastuuhenkilöillä on erityinen rooli yrityksen päätöksenteossa ja he kantavat juridista vastuuta. Jos yritys ei ole päivittänyt vastuuhenkilöitä koskevia tietoja, voi tämä aiheuttaa ongelmia ja mahdollisesti juridisia seurauksia, jos vastuuhenkilöiden virallinen asema on epäselvä.

4. Yrityksen identiteetin ja nimen suojaaminen:
Kun yritys päivittää tietonsa kaupparekisterissä, se varmistaa myös, että yrityksen nimi ja siihen liittyvät brändielementit ovat suojattuja. Jos tiedot ovat vanhentuneet, voi rekisteröintiin liittyvä suojaus heiketä, mikä tekee yrityksestä alttiimman mahdollisille nimen tai brändin väärinkäytöksille.

5. Rahoituksen hakeminen ja muut viranomaisasiat:
Yrityksen rahoitusta hakevat yritykset kohtaavat rahoittajia, jotka tarkistavat kaupparekisterin tietoja osana due diligence -prosessia. Puutteelliset tai vanhentuneet tiedot voivat johtaa rahoituksen saannin viivästymiseen tai jopa estymiseen, sillä ajantasaiset tiedot ovat edellytys luotettavalle yhteistyölle rahoittajien ja viranomaisten kanssa.

Viisi syytä, miksi kaupparekisterin tietojen ajantasaisuus on tärkeää?

Kun yrityksessä tapahtuu muutoksia, kuten toimialan vaihtuminen, hallituksen jäsenten vaihtuminen tai uuden toimipaikan käyttöönotto, nämä tiedot tulee päivittää kaupparekisteriin. Kuten edellä todettiin, tulee myös esimerkiksi osakeyhtiöiden vuosittain ylläpitää tilinpäätöstietojaan. Ajantasaiset tiedot ovat olennaisia, sillä vanhentuneet tiedot voivat haitata liiketoimintaa ja aiheuttaa viiveitä esimerkiksi sopimusten solmimisessa, pankkitoimissa tai rahoituksen hakemisessa.

Ilmoita seuraavat muutokset kaupparekisteriin

Yrityksen arjen keskellä ei oma fokus välttämättä todellakaan ole kaupparekisterin tietojen ylläpitämisessä. Koska asia on kuitenkin tärkeä, on niiden ajantasalla pitämiseksi hyvä kehittää rytmi.

Säännöllinen tarkistus: Yrityksen tulisi vähintään kerran vuodessa tarkastaa kaupparekisterin tiedot ja varmistaa niiden ajantasaisuus.
Muista muutokset: Ilmoita kaikki hallituksen muutokset, toimialamuutokset, pääomamuutokset tai vastuuhenkilöiden vaihdokset viipymättä kaupparekisteriin.
Sovi vastuunjako tilitoimistosi kanssa: Me EMUlla suosittelemme, että sovit suoraan kirjanpitäjäsi kanssa, että tämä hoitaa tilinpäätöstietojen ylläpidon puolestasi kaupparekisteriin.

Ilmoitukset kaupparekisteriin tehdään Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) sähköisen asiointipalvelun kautta.

Tiedot tarkistetaan PRH, minkä jälkeen ne lisätään kaupparekisteriin ja tulevat julkisesti nähtäville. Tarkistusprosessi kestää yleensä muutaman päivän, ja ilmoittamisen kustannukset vaihtelevat yritysmuodon ja ilmoitustavan mukaan.