Lukuaika 2 min Julkaistu 03.04.2025

Ravintola-alan palkanlaskenta: Tehokas ja lainmukainen palkanmaksu

Kirjoittanut

Maria Koskenmaa

maria.koskenmaa@emu.fi

Ravintola-alan palkanlaskenta on monimutkainen prosessi, jossa on otettava huomioon vaihtelevat työajat, lisät, TES-määräykset ja mahdolliset sesonkivaihtelut työvuorojen suunnittelussa. Tässä blogitekstissä käymme läpi tehokkaat palkanlaskentaprosessit, joilla varmistetaan työntekijöiden tyytyväisyys ja yrityksen taloudellinen vakaus eri sesonkeina.

Ravintola-alalla työntekijöiden palkkaus perustuu matkailu- ja ravintolapalveluiden työehtosopimukseen. TES määrittelee mm:

Minimipalkat eri työtehtävissä
Vuorotyökorvaukset ilta-, yö-, aatto-, ja viikonlopputöistä
Lisä- ja ylityökorvaukset, mukaanlukien X- tai vuosivapaapäivänä tehdyt työt
Vuosiloma-ajan palkat
Työajan järjestäminen jaksotyössä
Vuosivapaajärjestelmä. Matkailu- ja ravintola-alan työehtosopimuksen mukaan vuosivapaajärjestelmän piiriin kuuluvat sekä kokoaikaiset että osa-aikaiset työntekijät. Työntekijä ansaitsee vuosivapaita kalenterivuosittain toteutuneiden työtuntien määrän perusteella.

Oikein tehty ravintola-alan palkanlaskenta edellyttää, että TES-tiedot ovat ajan tasalla jo työvuoroja suunniteltaessa ja niitä sovelletaan jokaisen työntekijän kohdalla oikein.

Työehtosopimuksen (TES) tunteminen on kaiken perusta

Ravintola-alalla työajat voivat olla epäsäännöllisiä, mikä tekee työtuntien seurannasta kriittisen osan palkanlaskentaa. Suositeltavia käytäntöjä ovat:

Käytännöllinen työajanseurantajärjestelmä – Mobiilisovellukset helpottavat työtuntien kirjaamista.
Automatisoitu lisälaskenta – Esimerkiksi vuoro- ja ylityölisät sekä vuosivapaat tulisi järjestelmän osata laskea automaattisesti, jotta virheet voidaan minimoida.
Säännöllinen tarkastus – Työnantajan ja työntekijän tulisi tarkistaa tuntikirjaukset hyvissä ajoin pitkin kuukautta ennen palkanmaksua. Ravintola-alalla palkka tulee maksaa viimeistään seuraavan kuukauden 10. päivänä, jolloin aikataulu on monesti tiukka. Myös työsuhteen päättyessä loppupalkka on maksettava viimeistään 10. kalenteripäivänä viimeisestä työpäivästä.
Tippien käsittely - Tiesitkö, että myös tipit tulee merkitä tulorekisteriin ja huomioida työntekijän henkilökohtaisessa verotuksessa.

Työtuntien ja lisien tarkka seuranta

Ravintola-alalla työntekijöiden lomapalkka ja sairausajan palkka määräytyvät TES:n mukaisesti. Keskeisiä huomioitavia asioita ovat:

Lomapalkka – Lasketaan yleensä prosenttiperusteisesti palkkausperusteesta riippuen.
Sairausajan palkka – Työntekijällä on oikeus palkalliseen sairauslomaan TES:n ja työsuhteen pituuden mukaisesti.
Perhevapaan palkka – Työehtosopimus määrittää myös raskaus- ja vanhempainvapaan palkanmaksun pituuden. Esimerkiksi 1.1.2024 alkaen molemmilla vanhemmilla on oikeus vanhempainvapaan palkkaan 36 vanhempainpäivärahapäivän ajalta.

Loma- ja muiden poissaolojen palkanlaskenta oikein

On hyvä myös miettiä olisiko erillisestä HR-järjestelmästä hyötyä, varsinkin jos työntekijöitä alkaa olemaan jo lähemmäs 20. Parhaassa tapauksessa kaikkien työntekijöiden henkilötiedot ovat tietoturvallisesti yhdessä paikassa, josta kaikki henkilö- ja palkkatietomuutokset menevät suoraan palkkajärjestelmään. Ei enää viestinvaihtoa palkkamuutoksesta tai vaihtuvasta tilinumerosta.

Ravintola-alalle on tyypillistä, että työntekijöillä on mm. hygiania- ja anniskelupassi. Myös nämä tiedot on kätevää säilyttää yhdessä HR-järjestelmässä. HR-ominaisuudet mahdollistavat tehokkaasti kehityskeskustelut ja rekrytointiprosessin läpiviennin.

Lisäksi lomapäivien ajantasainen näkyvyys yksinkertaistaa lomasuunnittelua, sillä työntekijät voivat jättää lomatoiveensa suoraan HR- järjestelmään, josta ne menevät automaattisesti palkkajärjestelmään. Palkansaajalla, esihenkilöllä ja palkanlaskijalla on koko ajan sama tieto ajantasaisesta lomapäivien määrästä.

HR- tietojen ylläpito

Oikein hoidettu ravintola-alan palkanlaskenta on yritykselle elintärkeää, sillä se vaikuttaa sekä työntekijöiden tyytyväisyyteen että yrityksen taloudelliseen kestävyyteen, kun sesonkivaihtelut osataan huomioida jo työvuorosuunnittelusta lähtien. Selkeä ja ajantasainen työajanseuranta, TES:n noudattaminen, automatisoitu palkanlaskenta ja lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen takaavat sujuvan ja reilun palkanmaksuprosessin, jolloin ei ole tarvetta tehdä kalliita korjaus ajoja jälkikäteen.

Kun palkanlaskenta toimii moitteettomasti, työntekijät voivat keskittyä olennaiseen – tarjoamaan asiakkaille parasta mahdollista palvelua!

Lue palkanlaskentapalveluista Lue HR-palveluista