Lukuaika 2 min Julkaistu 22.01.2025

Yrityksen henkilöstötilinpäätös: Mikä se on ja miksi laatia sellainen?

Kirjoittanut

EMU Growth Partners

Henkilöstö on useimpien yritysten tärkein voimavara, ja sen hyvinvointi sekä osaaminen vaikuttavat merkittävästi yrityksen menestykseen. Henkilöstötilinpäätös tarjoaa systemaattisen tavan tarkastella henkilöstöresursseja. Se ei ole pelkkä raportointiväline, vaan strateginen työkalu, joka auttaa suunnittelemaan tulevaisuutta. Henkilöstötilinpäätös kokoaa yhteen sekä numeeriset tiedot (esim. työaika, poissaolot, tuottavuus) että laadulliset näkökohdat (esim. osaaminen, työhyvinvointi, työyhteisön toimivuus). Tämä kokonaiskuva mahdollistaa strategisten päätösten tekemisen ja auttaa yritystä vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin kilpailukykyisesti ja kestävästi.

Henkilöstötilinpäätös auttaa yritystä ymmärtämään paremmin työvoiman rakennetta, poissaoloja, vaihtuvuutta ja osaamisen kehittymistä. Se auttaa yritystä esimerkiksi näkemään, miten työntekijät jakautuvat eri ryhmiin, kuten osastoihin, tehtäviin, ikäryhmiin tai sukupuolijakaumiin. Tämä tieto on arvokasta vaikkapa silloin, kun suunnitellaan organisaation tulevaisuutta tai arvioidaan rekrytointeja tai yritysrakenteita.

Henkilöstötilinpäätöksen avulla yritys voi:

Suunnitella tulevaisuutta: Ennakoida henkilöstötarpeita ja varmistaa, että osaaminen vastaa strategisia tavoitteita.
Tehostaa päätöksentekoa: Käyttää ajankohtaisia ja tarkkoja tietoja henkilöstöä koskevissa päätöksissä.
Tunnistaa kehityskohteet: Verrata tunnuslukuja toimialan keskiarvoihin ja löytää parannusalueet.
Arvioida toimenpiteiden vaikutuksia: Seurata esimerkiksi koulutusten tai hyvinvointiohjelmien vaikutusta henkilöstön tuottavuuteen.

Miksi henkilöstötilinpäätös kannattaa tehdä?

Henkilöstötunnusluvut ovat keskeinen osa henkilöstötilinpäätöstä, sillä ne muodostavat sen numeerisen perustan ja tarjoavat selkeitä, mitattavia indikaattoreita yrityksen henkilöstöresurssien tilasta ja kehityksestä. Henkilöstötilinpäätös ei siis ole pelkkä laadullinen raportti, vaan se yhdistää tunnusluvut ja niiden analyysin yrityksen strategisiin tavoitteisiin.

Käytännössä tunnusluvut tuovat konkretiaa henkilöstötilinpäätökseen seuraavilla tavoilla:

Tilannekuvan muodostaminen: Tunnusluvut, kuten poissaolo-% tai työssäolo-%, antavat objektiivista tietoa henkilöstön nykytilasta. Tämä auttaa yritystä hahmottamaan, onko henkilöstöresurssien käyttö tehokasta ja vastaako se yrityksen tavoitteita.
Toimenpiteiden suunnittelu: Kun tunnusluvut osoittavat esimerkiksi kasvavia sairauspoissaoloja tai korkeaa vaihtuvuutta, yritys voi kohdentaa toimenpiteitä, kuten työhyvinvointiohjelmia tai työntekijöiden sitouttamistoimenpiteitä.
Seuranta ja vertailu: Henkilöstötunnusluvut tarjoavat yritykselle työkalun seurata ajan myötä tehtyjen toimenpiteiden vaikutuksia. Lisäksi ne mahdollistavat vertailun toimialan muihin yrityksiin, jolloin voidaan arvioida, onko yrityksen henkilöstöjohtaminen kilpailukykyisellä tasolla.
Strateginen päätöksenteko: Tunnuslukujen avulla yrityksen johto voi tehdä perusteltuja päätöksiä henkilöstörakenteen, osaamisen kehittämisen ja resurssien käytön suhteen. Esimerkiksi tuottavuusmittarit voivat auttaa arvioimaan, missä henkilöstöresursseja tulisi vahvistaa ja mitkä toiminnot kaipaavat tehostamista.

Henkilöstötilinpäätös käyttää siis tunnuslukuja paitsi tilastojen kokoamiseen myös niiden tulkintaan, jolloin ne muuttuvat käytännön johtamisen ja kehittämisen välineiksi. Näin tunnusluvut eivät ole vain irrallisia mittareita, vaan osa kokonaisvaltaista henkilöstön johtamisen ja kehittämisen prosessia.

Mitä ovat henkilöstötunnusluvut?

Kokonaistyöaika: Sovittu työaika + lisätyöt + ylityöt.
Työssäolo-%: (Tehdyt työtunnit / teoreettinen työaika) × 100.
Poissaolo-% sairauden vuoksi: (Sairauspoissaolotunnit / teoreettinen työaika) × 100.
Henkilöstön vaihtuvuus: Alkaneet työsuhteet + rekrytoinnit – päättyneet työsuhteet.
Tuottavuus: Tuotto / työaika (kokonaistyöajan tai teoreettisen työajan perusteella).

Esimerkkejä keskeisistä henkilöstötunnusluvuista

Henkilöstötase kuvaa henkilöstön arvoa ja sen kehittymistä. Siinä huomioidaan osaamisen ja työkyvyn lisäämiseen tai vähentymiseen vaikuttavat tekijät. Esimerkiksi koulutus ja onnistuneet rekrytoinnit lisäävät henkilöstön arvoa, kun taas vaihtuvuus ja osaamisen vanheneminen voivat sitä vähentää.

Henkilöstötuloslaskelmassa tarkastellaan henkilöstöstä aiheutuneita kuluja, kuten:

Uusiutumiskulut: Rekrytointi-, perehdytys- ja lomakustannukset.
Kehittämiskulut: Koulutukset, työterveyden ennaltaehkäisevät toimet ja virkistystoiminta.
Rasittumiskulut: Sairauspoissaolot, työtapaturmat ja työkyvyttömyyden aiheuttamat kustannukset.

Näiden tietojen avulla yritys voi suunnitella kustannustehokkaita ja henkilöstön hyvinvointia tukevia toimenpiteitä.

Henkilöstötase ja henkilöstötuloslaskelma

Henkilöstökertomus on henkilöstötilinpäätöksen joustavampi osa, jossa keskitytään henkilöstön rakenteeseen ja työyhteisön tilaan. Se tarjoaa laadullista ja tilastollista tietoa esimerkiksi:

Ikä- ja sukupuolijakaumasta.
Työsuhteiden rakenteesta (koko- ja osa-aikaiset, määräaikaiset).
Henkilöstön koulutustasosta ja työkokemuksesta.

Henkilöstökertomus auttaa arvioimaan työkykyä, työyhteisön hyvinvointia ja työntekijöiden tyytyväisyyttä. Sen avulla voidaan myös tarkastella, kuinka hyvin henkilöstön osaaminen vastaa yrityksen tulevaisuuden tarpeisiin. Esimerkiksi ikärakenteen analysointi auttaa suunnittelemaan eläkkeelle siirtyvien työntekijöiden osaamisen siirtämistä.

Mikä on henkilöstökertomus?

Säännöllisesti laadittu henkilöstötilinpäätös antaa yritykselle kattavan kuvan sen toiminnasta ja muutoksista. Tämä tekee siitä arvokkaan työkalun sekä operatiiviseen johtamiseen että pitkän aikavälin strategiseen suunnitteluun.

Henkilöstötilinpäätös ei ole vain raportti menneestä, vaan ennakoiva väline, joka auttaa varmistamaan yrityksen jatkuvuuden ja kasvun myös tulevaisuudessa. Kun henkilöstön tilaa seurataan ja hallitaan tehokkaasti, yritykselläsi on paremmat edellytykset saavuttaa kestävää kasvua ja menestystä. EMUn palkanlaskenta- ja HR-palvelut voivat auttaa sinua näiden tärkeiden tietojen kokoamisessa ja hyödyntämisessä. Tarjoamme asiantuntevaa tukea esimerkiksi poissaolojen seurannassa, henkilöstön kehitystoimenpiteiden suunnittelussa ja tunnuslukujen analysoinnissa.

Tutustu palkanlaskentapalveluihimme ja HR-palveluihimme.