Parempaa kannattavuutta täsmällisellä tuntikirjauskäytännöllä

Asiantuntijaorganisaatioissa, joissa työ on projektiluontoista ja laskutus perustuu työntekijöiden tuntikirjauksiin, korostuu ajantasaisuus. Tuntikirjausten kaltaiset hallinnolliset asiat mielletään helposti välttämättömäksi pahaksi ja niiden tekeminen saattaa jäädä prioriteettien häntäpäähän. Mikäli tuntikirjaukset tehdään viiveellä, ongelmaksi muodostuu projektien etenemisen ja kannattavuuden seuranta.

Rune & Bergillä haluttiin tehostaa toiminnanohjausjärjestelmän käyttöä ja ottaa raportointityökalut aiempaa laajemmin ja monipuolisemmin käyttöön. Projektiin palkattiin ulkopuolinen asiantuntija, jonka avustuksella tarvittavat muutokset ja tehostamiset saatiin vaivattomasti ja ammattitaitoisesti käyttöön eri käyttäjäryhmien tarpeet huomioiden. Projektin aikana henkilöstölle pidetyssä koulutuspäivässä teroitettiin myös tuntikirjausten ja työajan seurannan merkitystä ja tärkeyttä sekä työntekijän että liiketoiminnan kannalta.

Tuntikirjausten ajantasaisuuden tärkeyttä voidaan havainnollistaa esimerkkilaskelmalla. Mikäli parinkymmenen hengen asiantuntijaorganisaatiossa jokaiselta jää viikossa esimerkiksi 100 euron edestä laskutettavia tunteja kirjaamatta, tulee siitä kuukausitasolla 8000 euron ja vuositasolla 96 000 euron vaje liikevaihtoon. Pieneltä tuntuvat summat kumuloituvat helposti merkittäviksi summiksi, millä on suora vaikutus projektien ja liiketoiminnan kannattavuuteen.

Huomioitava seikka tuntien kirjaamisessa ja työajan seurannassa on liukumasaldojen paikkansa pitävyys. Mikäli tunnit ovat kirjaamatta voi se pahimmillaan rajoittaa mahdollisuutta liukumasaldon käyttöön ja työajanjoustoon.

Projektikohtaisen ja koko liiketoiminnan kannattavuuden seuranta sekä ammattitaitoinen talousjohtaminen ovat avainasemassa suunnittelutoimistonkin arjessa.

Menestystarinaa yhdessä rakentamassa ovat
EMU ja Askele