Lukuaika 1 min Julkaistu 30.11.2023

Työntekijän terveystietojen käsittely – Näin teet sen oikein

Kirjoittanut

Maria Koskenmaa

maria.koskenmaa@emu.fi

Työntekijän terveystiedot ovat tietosuoja-asetuksen mukaan erityisiä henkilötietoja, joiden keräämisen ja käsittelyn tulee olla työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellista.

Työantajalla on oikeus käsitellä terveystietoja, jos tiedot on saatu suoraan työntekijältä tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta. Työntekijän terveystietojen käsittely ja kerääminen voidaan toteuttaa

kun työntekijälle maksetaan sairausajan palkkaa tai siihen rinnastettavaa terveydentilaan liittyvää etuutta.
kun selvitetään, että työstä poissaoloon on perusteltu syy.
työntekijän pyynnöstä, kun hän haluaa selvittää työkykyään terveystietojen perusteella.
muussa laissa on säädetty tästä esim. työterveyshuoltolaki, työturvallisuuslaki, virkamieslaki, laki kunnallisesta viranhaltijasta.

Työantajan on säilytettävä terveystietoja sisältävät dokumentit erillään muista henkilötiedoista. Terveystilaa koskevia asioita ei saa myöskään tallentaa muiden henkilörekistereiden, kuten palkkahallinnon rekistereiden yhteyteen. Palkkajärjestelmään saa kirjata sairausloma-ajankohdan ilman diagnoositietoa. Kaikki dokumentit on hävitettävä välittömästi sen jälkeen, kun niitä ei tarvita, ja säilyttämisen tarve on tarkastettava vähintään viiden vuoden välein.

Työpaikalla voidaan miettiä myös sairauspoissaolojen omailmoituskäytäntöä, joka osaltaan vähentää terveystietoja sisältävien dokumenttien käsittelyä, sekä vähentää turhia lääkärissä käyntejä ja säästää aikaa, vaivaa ja rahaa.

Työnantaja ei saa koota sairaustiedoista rekisteriä. Ainoastaan terveydenhuollon toimija saa ylläpitää rekisteriä terveystiedoista. Myöskään työterveyshuolto ei saa luovuttaa terveystietoja ilman työntekijän suostumusta tai laissa erikseen säädetyssä tilanteessa, jossa tieto saadaan luovuttaa.

Mikäli työnantaja edellyttää työhöntulotarkistusta, niin myöskään siihen ei saa lisätä merkintöjä työntekijän terveydestä. Terveyshuolto ottaa kantaa vain siihen, onko työntekijä tehtävään soveltuva tai onko soveltuvuudelle jotain rajoituksia.

Työpaikalla työantajan velvollisuudet terveystietojen keräämisessä ovat seuraavat:

Työnantajan tulee nimetä henkilöt, jotka saavat käsitellä työntekijöiden terveystietoja tai
määriteltävä tehtävät, joihin sisältyy työntekijän terveystietojen käsittelyä

Tietoja saavat käsitellä vain henkilöt, jotka näiden tietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä. Terveydentilatietoja käsittelevien henkilöiden määrän tulee olla mahdollisimman rajattu. Näitä henkilöitä ovat esimerkiksi esihenkilöt, henkilöstöhallinnon työntekijät ja palkanlaskijat. Terveystietoja käsittelevillä työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus, eivätkä he saa paljastaa terveystietoja sivullisille työsuhteen aikana tai sen päättymisen jälkeen.

Työntekijän terveystietojen säilytys ja käsittely

Onko yt-menettelyt käyty koskien terveystietojen keräämistä työpaikalla?
Onko työpaikalla määritelty ne henkilöt, jotka saavat käsitellä terveystietoja tai työtehtävät, joihin liittyy terveystietojen käsittelyä?
Mitä on sovittu sairauslomatodistusten käsittelystä?
Onko tietoturva ja vaitiolovelvollisuus asiat kunnossa?
Miten terveystietojen säilytys asiat on järjestetty?

Mikäli sinua mietityttää onko yrityksesi tietoturva asiat kunnossa työntekijöiden terveystietojen käsittelyn osalta, niin tilitoimisto EMUn asiantuntijat ovat apunasi. Hoidetaan työntekijän terveystietojen käsittely kuntoon asianmukaisesti. Me opastamme ja neuvomme.

Voit ottaa yhteyttä alle olevan yhteydenottopainikkeen kautta tai laittaa suoraan viestiä meidän HR-palveluiden vastaavalle Tiina Lönnille (tiina.lonn(a)emu.fi | 0503934761).

Jätä yhteydenottopyyntö