Ulkoistettu HR – Mielenrauhaa ja aikaa keskittyä ydin tekemiseen

HR:n keskiössä ovat ihmiset ja ihmisten johtaminen. Vaikka itseohjautuvuus ja ketteryys vilisevät keskusteluissa kasvuyritysten avainhenkilöiden kanssa, ovat systematisoidut henkilöstökäytänteet kivijalka kasvulle ja perusta voittavalle yrityskulttuurille. Ulkoistettu HR tunnistaa kasvun vaiheet ja niihin liittyvät kipupisteet. Tämä mahdollistaa ennakoinnin ja reagoinnin oikea-aikaisesti. Ulkoistettu HR tukee yrityksen strategiaa.

Olen toiminut HR-konsulttina EMUlla muutaman vuoden. Tänä aikana olen saanut tutustua lukuisiin asiakkaisiin, moniin eri aloihin ja kasvun vaiheisiin, myös niihin kipukohtiin. Yhteistä kaikille on ollut vahva tahtotila kehityksestä, usko omaan liiketoimintaan sekä ”vauhti ja vaaralliset tilanteet”.

HR-prosessit ja toimintamallit kannattaa alusta lähtien rakentaa tukemaan valittua strategiaa ja tekemisen tulee peilata yrityksen arvoihin. Tämä ei välttämättä tarkoita, että nämä asiat olisivat kristallinkirkkaita ja kiveen hakattuja. Ensimmäinen askel HR-kumppanuudessa on yhteinen ymmärrys siitä, missä ollaan nyt, mihin tähdätään ja millaiset asiat ovat yritykselle tärkeitä. Toiminnan suunnittelu ja yhteinen näkemys luovat pohjan kumppanuudelle, joka perustuu keskinäiseen luottamukseen. 

Ulkoistettu HR tuo mukanaan ulkopuolisen näkemyksen, aina ei itse näe metsää puilta. 

Ulkoistettu HR voi olla hyvin suoraviivaista toimintaa, kuten lakisääteisten pykälien noudattamisen tarkistamista. Toisaalta se voi olla abstraktimpien käsitteiden sanallistamista ja konkretisointia, kuten yrityskulttuurin sanoittamista esimerkiksi kulttuurikäsikirjan muotoon.

Ulkoistettu HR on järkevä ratkaisu, kun henkilöstöä on sen verran, ettei kaikkia asioita ehdi sopia jokaisen kanssa erikseen tai kun viestintää pitää alkaa kohdentamaan, jotta ei kuormitettaisi kaikkia kaikella.  

Tarkkaa sääntöä tähän on vaikea sanoa, jokainen yritys on erilainen. EMUlla HR-palvelut (People, Culture and Payroll Services) kattavat palkkahallinnon tehtävät sekä ulkoistetut  henkilöstöhallinnon asiat. Usein asiakassuhde alkaakin palkkahallinnon ulkoistuksella ja HR-konsultti hyppää matkaan mukaan seuraavaksi. Toki aina asiakkaan tarpeen mukaan.

Kun pohdit palkanlaskennan ulkoistamista – tai ehkä oletkin ulkoistanut ne jo – pohdi, voisiko yrityksesi toiminnan kannalta olla tarpeellista laajentaa ulkoistusta koskemaan myös muita henkilöstöhallinnon osa-alueita. 

Ulkoistetun HR:n etu on käytettävä työaika eli kaista, joka määritellään jokaisen asiakkaan tilanteeseen sopivaksi ja joka myös joustaa tilanteiden muuttuessa. Erilaisissa kasvun vaiheissa tarve voi olla hyvinkin erilainen. Voi olla että tunti tai pari viikossa riittää operatiivisten asioiden pyörittämiseen, kun taas joku toinen tarvitsee konsultin kokoaikaiseksi kumppaniksi. 

Ulkoistettu HR voi toimia inhouse-periaatteella, jolloin konsultti integroituu täysin osaksi asiakasyrityksen henkilöstöä. Ulkoistettu HR on työnantajan näkökulmasta myös helppo ratkaisu,  koska yrityksellä ei ole rekrytointiriskiä, tai vastuuta työnantajavelvoitteista, vaan kyse on ostetusta palvelusta.

HR tehtäviä voi ulkoistaa myös projektiluonteisesti. Olipa kyse sitten rekrytointi- ja perehdytysprosessien tehostamisesta, esihenkilöroolin muotoiluista tai vaikka HR järjestelmän hankinnasta, on ennen projektin käynnistämistä asetettava tarkat tavoitteet työlle, määriteltävä aikataulut ja sovittava seuranta projektin etenemisestä. Ulkoistettu HR-konsultti pitää napakasti projektin langat käsissään ja vie projektin läpi suunnitelmasta jalkautukseen. 

HR:n ulkoistamisen punainen lanka on kasvu kohti tilannetta, jolloin on järkevintä palkata oma HR-ihminen. Ulkoistettu HR tekee henkilöstöön liittyvän työn (ja työajan) näkyväksi ja luonnollisin päätös tai muutos asiakassuhteessa onkin se, kun ulkoistettu konsultti rekrytoi ja perehdyttää ensimmäisen ihka oman HR-henkilön asiakasyritykselle. Konsultti varmistaa, että yrityksen oma HR pääsee tehokkaasti työhön kiinni ja jättäytyy itse taustammalle, tarjoten tukea tarpeen vaatiessa. Yhteistyötä voidaan jatkaa oman HR-henkilön astuttua puikkoihin vaikkapa palkanlaskennan ulkoistamisen ja HR:n kehittämisen tiimoilta. Näin uusi työntekijä ei jää yksin uudessa toimenkuvassa.