Mitä on laadukas palkanlaskenta?

Kesälomakausi lähestyy tilitoimiston palkanlaskijoilla.Tilitoimistoissa aletaan valmistautumaan tulevaan lomakauteen jo hyvissä ajoin ennen kuin jokainen palkanlaskija vuorollaan pääsee viettämään ansaittua kesälomaansa.  Oikealla resursoinnilla varmistetaan, että palkanlaskijalla on aina aikaa kehittää osaamistaan ja hyvinvoiva työntekijä on tärkein voimavara laadukkaan palkanlaskennan takaajaksi. On myös tärkeää, että työohjeet ovat aina ajan tasalla, että  tuuraus tilanteissa kaikilla on sama tieto käytössä.  

EMUlla pidetään huolta, että jokainen saa lähteä kesälomalle hyvällä fiiliksellä, kun omat asiakastyöt on resursoitu hyvissä ajoin tuuraajalle. Kaikkien asiakkaiden kesälomatuuraukset suunnitellaan ennen kesää jokaisen työtilanteen ja osaamisen pohjalta. On tärkeää huomioida, että erilaiset järjestelmät ja työehtosopimukset vaativat aina erikoisosaamista.  Tämän jälkeen jokaisen asiakkaan palkanlaskennan prosessi käydään henkilökohtaisesti läpi tuuraajan kanssa, jotta tuuraajalle jää hyvin selkeä ja luottavainen kuva tulevasta työtehtävästä. Tässä vaiheessa tarkistetaan vielä kerran työohjeet, jotta tuuraajalla on varmasti pääsy kaikkiin tarvittaviin järjestelmiin, kuten eri työajanseurantajärjestelmiin.

Kesälomakauteen osuu myös ylimääräistä työtä, sillä asiakkailla puretaan muun muassa  lomavarauksia ja joissain työehtosopimuksissa osuu yleiskorotuksia kesälle. Laadun varmistamiseksi asiakkailla pyritään pitämään yhtenäiset prosessit muun muassa lomavarauksen osalta hyödyntämällä palkanlaskennan järjestelmien automaattisia työkaluja, jolloin kaikilla palkanlaskijoilla on sama tieto ja taito käsitellä vuosilomia. Eri työehtosopimuksia puolestaan keskitetään omiin tiimeihin, eli esimerkiksi ravintola-alan asiakkuuksia laskee tietyt palkanlaskijat, jolloin työehtosopimuksista johtuvat muutokset tulevat huomioiduksi myös tuuraus tilanteissa.

Jotta kesälomakausi saadaan onnistumaan mahdollisimman sujuvasti on tärkeää, että palkka-aineisto toimitetaan sovitussa aikataulussa palkanlaskentaan. Mahdollisuuksien mukaan palkkoja pyritään laskemaan tehokkaasti etukäteen ennen varsinaista palkanmaksupäivää  mikäli palkka-aineisto saapuu hyvissä ajoin.